iPad生产力指南v1.2

  • 2016–08–05: 1.2 更新全新的博客写作流,如何利用 Drafts、Ulysses 优雅地更新 WordPress 博客;基于Workflow 的全新博客图片工作流,如何一键上传图片并生成链接;
  • 2016–07–15 :1.1 更新图片托管和番茄工作法的应用与流程;
  • 2016–06–28 :1.0 上线

现代人常常陷入到一种工具迷思中。所谓工具迷思,就是希望通过某个特定工具完成一系列任务的念想,然而在越来越复杂的现代社会里,即便是某个特定领域,一方面由于应用或工具自身的局限性另一方面则是事件的复杂性,很难出现这样一个能够完成所有流程的工具。

在如今各种标榜工具推荐的网站、文章里,几乎都是一个应用的评测与几个同类应用的比较,这也就极易造成上述工具迷思——而当用户信心满满地下载甚至购买了某个应用之后,却发现其根本没法满足自身需求时,工具迷思的反面——工具无用论则开始出现。

这是我不喜欢当下应用评测的原因,同时我也是「工具即延伸」[1]的拥趸。工作、生活越发复杂,海量信息的侵袭,早已超过了个体大脑极其自然延伸——四肢的处理能力。数字工具、应用可以而且应该成为人类技术性进化的助推器。过去两年年底,我先后分享了当年时间里的生产力应用:2014年最适合「整理力」的iPad应用2015年,我如何用iPad Mini创造生产力?

移动生产力的工作流

工作流[2]是个很宏大的概念,根据维基百科的解释:工作流(Workflow),是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。而在这里的「工作流」,则是狭义上所指的基于移动设备上的工具、应用,从而实现生产力的流程。

之所以通过工作流展现工具的价值,主要原因就是我们需要时刻记住使用工具的初心——高效率完成任务,高质量实现价值。只有在「两高」之中,工具的作用才能得到最大的发挥。另外,正如上文所言,现实生活和工作分工合作的需求很高,对于人与人的协作、人与工具的协作以及工具与工具的协作,都提出了极高的要求。从这个层面出发,基于从工作流的角度思考工具的作用和效果可谓意义重大。

我的工作流分为以下几个方面:

  • 内容生产
  • 内容消费
  • 文件管理
  • 社交协作
  • 精力管理
  • 知识管理

上述五大工作流里又细分了诸多特定情境,这里需要说明几点:

第一,本文所谈的「移动」,是指平板电脑、手机设备,主要是 iPad。笔记本电脑,如苹果的新 MacBook 系列虽然便携性越来越好,但并非本文所讨论对象,另外,Android、Windows 平板、二合一产品也不在内,望知悉。

第二,本文的工作流有着极其个人特色。比如我最近两个月的主要办公设备就是 iPad,比如我用 Markdown 写作,比如我长期使用 VPN……这些个人习惯都会在我的工作流中时不时体现出来,望理解。

第三,本文的写作全部在 iPad Mini 4 (Wi-Fi+4G)上完成。文本内容在 Ulysses for iPad 里生产,备份在 iCloud 中;图片部分(包括静态图片及Gif)则通过一系列图像工作流,放置在七牛云存储平台。

第四,由于本文非常非常详(啰)细(嗦),图片较多,你也可以通过订阅「I/O」的邮件服务获取专属 Epub 电子书版本,不过文中的 GiF 动态图片都会变成静态,还望见谅。

内容生产

对于普通用户来说,移动端或者 iPad 上的内容生产无外乎以下两种:

  • 文本内容生产:包括随想、微博客、博客;
  • 影像内容生产:包括拍照及后期处理后的社交分享;

文本内容生产

网页摘录

熟悉「I/O」的读者一定知道,我在推荐国内外好文章时,都会摘录文章里很多原话,为了实现标准化的操作,我使用了 Drafts 里的「摘录模版」。

打开Drafts,找到设置里的「Web Capture Template」,下图是我的设置:

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上述参数的意义如下:

  • title:网页文章的标题
  • url:网页的链接
  • selection:网页文章的选择部分

细心的你或许已经注意到了,这个模版也是标准 Markdown 语法的引用格式,那么当我在 Safari 上看到一篇文章里的好段落时,我只需选择这个段落,点一下右上角的分享按钮,选择 Drafts 就可以将这个段落按照 Markdown 格式保存起来了

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Drafts 还有版本管理功能。这是我十分喜欢的功能,通过版本管理,我可以「肆无忌惮」地修改编辑文档而不用担心文稿丢失,同时也能最大限度地还原自己思考的过程。点开任何一个摘录,点击左上角的「i」号,你都可以看到这个文档所有的修改记录:

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一键更新博客

前不久,我已从 Farbox 迁移到了 WordPress,主要原因在于Farbox 的机制都是单篇存储,随着文章增多,也让迁移的成本不断增加,想象下,如果你需要手动复制粘贴文章到某个博客程序,10 篇和 1000 篇的过程是完全不一样的,这也促使我尽快迁移到别的博客程序。

对我来说,目前的WordPress 有以下两点吸引我:

  • 数据迁如迁出机制非常完善,「I/O」里的一部分文章就是通过导入 Ghost 里的数据完成的迁移,至于迁出,WordPress 的 XML 备份可以无缝迁移到 Farbox里;
  • 大量的插件和主题支持为今后「I/O」的扩展提供了更多可能性,我不知道「I/O」会成为什么样子,但我希望它可以一直变化,越来越好。

新的「I/O」搭载在 DigitalOcean 位于加州的服务器上,通过 Cloudflare 20 刀/月的 CDN 「加速」——但由于我国互联网的固有的特点,「I/O」在国内的访问速度一般,甚至在一些地区很差。未来,我会考虑更多其他解决方案,进一步提升网站的访问速度。

新的博客平台带来的是新的工作流。首先我不会在 WordPress 的官方客户端写东西,那个界面真的很丑:

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由于我用 Markdown 写作,从写作应用的角度入手更新博客就成为我的一个思路,但 Drafts 在这一点做的并不好,如果你在 Drafts 官方应用商店搜索「 WordPress」,大抵有以下几个参考,只有第一个和最后一个可用,而且还是最后跳转到 WordPress 客户端里:

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如果你是在 Drafts 里使用了 Markdown 语法,那么你在在客户端看到如下的界面:

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放弃 Drafts 之后,我开始使用 Byword,这款应用支持 Markdown 应用提供了多种发布平台,包括 WordPress、Evernote、Blogger 等等,但你需要在 4.9 刀买下这个 App 之后再花上 2.99 美元升级为高级版。

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上文谈到,我在「I/O」博客的更新过程会使用 Drafts 快速抓取文章里的精彩段落,这些内容往往会成为一篇博客的核心内容,因此,Drafts 在我写作过程中依然十分重要,我的解决思路是,继续通过 Drafts 收集整理素材,同时也会在 Drafts 里写作,待完成之后通过一个 action 分享到 Byword,然后通过 Byword 来更新博客:

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Byword 的发布界面可以自定义文章名字、分类、标签等等,而在 8 月 3 日,Ulysses 更新新版,尤其是支持 WordPress 之后,我在 iPad 上的内容生产流开始全面拥抱 Ulysses。

此前,我也会通过 Ulyesse 写作博客,然后通过一个 Workflow 快速完成内容发布。请先下载这个Workflow,并配置 WordPress 账号,然后当你在 Ulysses 写完之后点击右上角的「分享」,选择导出格式为「HTML」,勾选「片段」:

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然后在「发送至」里选择 「Run Workflow」,剩下的就交给程序自己完成吧

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新版的 Ulysses 已经支持 WordPress 发布,如下图所示,你需要在「导出」文档的时候拉到最下面,点开「发布」:

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Ulysses 的 WordPress 发布功能提供了十分丰富的选项,可自由定制:

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从纯文本到富格式文档

很多杂志报纸的编辑并不接受纯文本的稿件,于是,这类的约稿我通常在 Ulysses 里完成,因为这个应用太适合转换格式了,你可以轻松将文本转换为 Docx、PDF、Epub、HTML:

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每个格式还有不同的样式,如下图,如果你觉得内置样式太少,可以去官网下载更多样式:

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格式转换好之后,点击分享按钮,可以将这个 Docx 文档作为邮件附件发送:

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碎片化微博客的更新

如果你去 Drafts 里的 Action Dictionary 里搜索与 Twitter 相关的操作,你一定会看到诸如下面的 Action:

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是的,与一键更新博客的操作逻辑一样,你可以在 Drafts 里写好内容,然后滑出 Action,分享到你想要分享的平台,包括 Twitter、FB、Google+、微博等。

但 Drafts 的这个方法有个弊端,那就是不能分享图片。此时 Workflow 就要登场了,此 Workflow 只是一个应用,与上文所谈的工作流( workflow)完全不一样。本文不负责 Workflow 的入门操作,如果你还不了解这个应用,建议先看这一组文章

就更新微博客来说,下图是我修改的一个 Workflow:

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这个 Workflow 的运行逻辑就是首先选择微博更新类型:图文、纯文本还是超链接,然后开始执行相应的动作,关于这个 Workflow 的具体解释,可参见这篇深度分析

影像内容生产

导入

iPad 的拍照能力实在不敢恭维,基于 iPad 摄像头的影像内容生产基本都是文档扫描,我使用的是Scanner Pro,打开摄像头对准要扫描的文档,会自动搜索文档边缘部分,自动完成拍照:

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拍完只要稍时调整保存即可,可以同步到 Dropbox 、iCloud、Evernote。

我在 iPad Mini 上进行的第二项影像内容生产是同步微单相机里的照片到 iPad。我的一款索尼微单本身不支持 Wi-Fi 传输,平时拍完照都要在MacBook 上导出,非常麻烦。索性购置了一个带 Wi-Fi 模块的东芝 SD 卡,同时在 iPad 下载了其官方应用,相机拍完照后待机,让 iPad 搜索相机 Wi-Fi,连接之后就可以把相机里的照片下载到 iPad 里

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导入 iPad 之后,我的处理方式是上传到 Google 相册,至于为什么放在 Google 相册,下文自然有答案。

影像二次处理

一般来说,我对影像的二次处理时会用到下面三个应用:

  • Pixelmator:功能最强大,几乎就是简版的Photoshop;
  • VSCO:滤镜好用到哭;
  • Snapseed:功能与易用性的完美结合;

如果是微单拍的照片,只要构图合理、无抖动,导入 iPad 后只需简单调整一下,再加上 VSCO 的滤镜即可。事实上,我在 iPad 上处理最多的影像内容其实是屏幕截图。

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本文无意去对比四个应用的优劣,我只能说出我会在什么时候用什么应用:

  • Pointouts:用于突出某个项目,如下图:

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  • AnnotatePinpoint:两者功能类似,可以给截图箭头、文字、表情和涂鸦;

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  • Oneshot:适用于文字类的截图,可以一键发布到 Twitter,还能保留截图文章的原链接,非常赞:

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影像托管

图床

影像托管我最早用七牛,后来又尝试了 Imgur 但 Imgur 官方的 iPad n版本无法在上传图片后快速获取图片的地址,如下图,你只能看到这样的地址:

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这个地址显然是无法直接用在文章里的,好在 Imgur 有很多第三方App 供选择,比如这个 imgapp for imgur,支持图片快速上传并自动生成图片地址,可直接以 Markdown 图片格式插入博客里。

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imgapp for imgur 免费,整体速度也不慢,但不支持横屏操作,这个让人很困惑,另一个问题就是不支持 GIF 格式上传。我开始尝试通过 WordPress 插件并结合 Workflow 来进一步提升效率,比如这个Workflow 就非常实用:

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但比较遗憾的是,Imgur 在 WordPress 上并没有什么好用的插件,因此为了提高效率,我还是将图床放在七牛空间,通过上面的 Workflows 上传到 WordPress 的图片会自动同步到七牛空间里,考虑到 VPS 空间有限,你可以隔一段时间清理一下 VPS 里的图片,不影响博客配图,关于更多七牛插件的内容,可以查看这里

内容消费

移动互联网是个内容消费驱动的产品,应用商店里玲琅满目的应用,绝大多数都是让你用来消磨时间的产品,正如一位朋友所言:手机(移动设备)就像一个黑洞,不经意间就吞噬了时间。

在我看来,任何没有目的的内容消费都会产生这样的「恶果」,我的一个解决方案就是「2分钟原则」,如果一个内容——包括不限于文本、图像、视频,无法在 2 分钟内看完,那么就放入「稍后」的工作流里,反之亦然。

与此同时,借助算法和自我的过滤器,也可以大幅提升内容消费的效率,下面是我的内容消费工作流。

人工过滤的浅消费

微信里的海量信息是人工过滤的主要应用场景。由于微信官方从未针对微信信息泛滥做出有诚意的过滤机制[3],这也导致人们在微信内容消费方面的无解难题。很遗憾,这方面我也找不出更好地解决方案,只能提供一些基本原则:

  • 精简订阅的公众号:现在很多人都不是通过订阅公众号号获取内容,那么还不如取消那么多的订阅呢;
  • 通过标题筛选群聊里的文章:标题是一个仁者见仁的问题,不过多展开讨论;
  • 定制可以看到的朋友圈:微信提供了「不看他(她)的朋友圈」功能,可以花点时间做个过滤列表,有助于提升整个朋友圈内容的质量。

对于微信公众号号里的好文章,我通常会存储到 Evernote 里以备不时之需,不过由于微信只支持印象笔记,将文章存储到 Evernote 是一件非常麻烦的事情,你需要首先用Safari 浏览器打开这篇文章的网页版,然后再复制粘贴到Evernote……

我通过一个 Workflow 把这个过程简化了:微信公众号的文章,点右上角的「复制链接」,然后下拉「通知中心」,直接将链接交给 Workflow 解决:

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你可以从这里下载这个 Workflow。

邮件和播客同样需要人工过滤,除了内容之外还要考虑其更新速度,对于那种每天一封邮件的网站(博客)最好不必订阅,看着收件箱里堆满了未读的 Newsletter 实在不是一件愉悦的事情。

我的邮件订阅列表包括:

  • Medium:关注互联网、人工智能、机器人,每天一封;
  • Benedict Evans:a16z 合伙人的邮件订阅,围绕互联网热点话题,从投资人的角度进行解读,每周一封;
  • Hiten Shah:SaaS 领域技术、市场分析,每周一封;

至于播客订阅,更新周期基本是每周一期,目前我在听的几个播客:

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很多播客一集时间很长,完全听下来几本不大可能,我的解决思路是利用碎片化时间和不同的应用场景,在多个设备之间切换收听,比如我在家用 iPad 的情景比较多,而出门在外,iPhone 就是主力工具,因此我用可完美在 iPad 、iPhone上运行的播客应用 Overcast,上图就是 Overcast 的界面。

另一方面,则借助于一些播客提供的目录功能,比如下面这个,你可以直接找到自己感兴趣的内容:

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人工+算法过滤的浅消费

人工过滤是个力气活,而借助于一些算法,在其他内容消费场景中可以有更高效的过滤机制。首先是 Rss 订阅服务 Inoreader 强大的过滤器功能,inoreader 将其称之为「规则」,比如下面这个,这是我在苹果开发者大会 (WWDC) 前夕设置的一个「规则」,我希望能第一时间获取关于 WWDC 大会的所有直接或间接新闻,因此,我设置了这样一个规则:

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另外,我还可以分享一个过滤规则,如下图,因为我实在不关注这家公司,所以我也不愿意在 Rss 订阅里看到关于这家公司的任何新闻:

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更多好玩的规则可以去 Inoreader 里自行定制,所有这些操作都需要在网页版操作,推荐使用 iPad 上的 Chrome 浏览器进行上述操作。通过设置各种「规则」,你的 Rss 阅读器会更符合你的阅读习惯,同时也不会错过任何重要的信息。

Rss 阅读主要围绕文本,Spotify、Instagram 则解决了音乐和图像内容的消费。严格意义上说,Instagram 不属于「iPad 应用」,但我还是会在 iPad 上使用它,最常用的是「发现」功能,这是 Instagram 根据你发的照片内容、关注的人以及平时点赞的习惯为你自动推荐的一组内容。

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对于看到不喜欢的内容可以通过「减少此类帖子」来训练算法,而对于喜欢的内容,除了点赞,还可以通过 Workflow 将其保存到本地或者 Dropbox ,如下图演示,基本逻辑是复制图片链接,利用位于 iPad 通知中心的 Workflow 一键保存图片

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你可以从这里下载这个 Workflow。

深度内容消费

我把深度内容定义为超过 2 分钟阅读处理的内容,包括很多长文以及电子书,长文阅读工具是Instapaper,选择它的原因是这个工具提供了每篇文章的阅读时长:

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这个阅读时长当然不一定准确,而且不支持中文文章里的阅读时长,但至少这个功能可以给我一个参考,我可以灵活选择在不同的空余时间阅读相应时长的文章。

其次,Instapaper 支持高亮、文字转图片分享到 Twitter 等功能:

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目前我的阅读频率是每两天至少一本书,绝大多数都是在 iPad 上完成,根据不同的电子书类型,我用不同的阅读工具:

其中 Mobi、Epub 格式的图书都可以直接复制文字做摘录,但 PDF 扫描版 就不能这样操作了,我的解决思路是截图,并利用上面的几个截图工具对重要段落做标记。

文件管理

文件管理一直是 iOS 的弱项,比如下载,一般情况下,当 Safari 遇到下载情况时,会在后台默默地下载,不过由于没有下载进度的提示,很多用户并不知道已经开始下载了。但事实上,Safari 可以下载诸多类型的文档,下载完毕后,你会看到下面的提示,然后需要导入其他应用打开:

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如果你不喜欢 Safari 的下载姿势,还有一个名叫 iCabmobile 的浏览器或许能满足一些人的需求。iCabmobile 非常强大,各种自定义的功能和插件让这款浏览器几乎无所不能。本文无意展开对这些功能的讨论,应用推荐网站少数派有专门一篇文章介绍。这里我只谈涉及到文件管理方面的两个功能:

  • 自定义浏览器 ID:这项功能不仅能以 PC、Mac 等桌面设备的方式浏览网页,还可以在特殊情况下下载一些特殊格式的文件;

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  • 下载管理器:iCabmobile 的下载管理器非常强大,看下图:

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文件管理方面,文件管理器 Documents 十分好用。当 Safari 完成下载任务后,Documents 可以完成接下来的工作,比如解压缩,比如上传 VPS 或者上传 Dropbox、 iCloud 之类的云服务。

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我除了在基于 FarBox 的博客外,还在 VPS 上放置了一个采用 Typecho 架构的小站,利用 Documents,我可以非常方便地上传下载,最最简单的一个操作——替换一个博客主题。

此外,对于云端文件的管理,各家(苹果、微软、Google 、Dropbox)的客户端都很好用,文档上传下载、文件复制粘贴都很不错。我目前所有的文本文档,比如你所看到的这篇内容,都放在 iCloud 和 Dropbox 里,而所有拍摄的照片,包括手机、相机以及 iPad 拍摄的照片,都存储在 Google 相册,原因有两方面:

  • iOS 上的写作工具,从 Drafts、Byword 到 Editorial、Ulysses,这些文本写作工具都支持而且仅支持 iCloud 、Dropbox 存储;由于我的主力博客 Farbox 的数据库放在 Dropbox,因此,我把文本内容放在 Dropbox,有助于文本的统一管理;
  • Google 相册功能实在太强大了,我只需把照片丢进去,它可以自动分类,并支持对图片内容的搜索,甚至现在都开始支持 emoji 搜索,看看在我的 Google 相册搜索「Cat」:

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社交协作

协作几乎是当下最流行的一个词。不过,协作并非仅仅是沟通,还兼具了对主题、事件的追踪和跟进。而且协作不仅是人与人之间,也包括人与设备甚至设备与设备。

我十分讨厌微信、Telegram 的所谓「协作」,原因如下:

  • 干扰因素太多:朋友圈、群聊、公众号推送…这些因素都会干扰沟通效率,更别提协作了;
  • 群聊的失败:微信群聊绝对是一件没有任何意义的事情,无主题限制、无过滤机制,刷屏之后,一无所有;
  • 无法与外部资源形成整合,请教一个问题,如何在 iOS 微信上发一个 Word 文档给朋友?

市场上解决社交协作痛点的产品很多,大致分为两大类型:

  • 主题类:以邮件为代表;
  • 文档类:比如 Google 文档 和 Quip。

邮件

先说邮件,这个古老的互联网产品现在依然有很多粉丝,我就是其中一员。如上文所言,我会使用邮件订阅博客或新闻、把 Rss 里的内容筛选过滤后发送到邮箱,我也喜欢通过邮件来沟通,因为邮件是一种主题式的社交协作产品

所谓主题式沟通,是指邮件会默认一个标题。有些人往往不喜欢这样的设计,以至于常常收到标题为空的邮件。以主题的方式组织邮件,让所有人都在这个主题下发言,讨论,并形成共识,最后呈现一个相对完整的信息流。而现在其他沟通工具,微信、QQ只是碎片化的信息交换,有过群聊的朋友肯定明白,群聊的时候最怕的就是话题分散,到最后往往是自说自话,没有任何有意义的讨论。

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iOS 上有很多优秀的邮件应用。我最常用的两款:Airmail(截图如上)和 Spark。这两款应用都是iOS 通用版,Airmail 价格 18 元,而 Spark 免费。

相比于价格,我更看重的是两款邮件产品与其他第三方生产力应用的互动,比如当我在 Airmail 里收到邮件时,我可以自右向左滑动,与其他第三方应用互动:

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其次,我需要更人性化的邮件搜索功能,Airmail 提供了「智能文件夹」,你可以自由定制过滤器:

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而在内容编辑时,Airmail 支持本地及云端的附件,当然还有图片,其邮件编写界面很清爽:

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文档类

文档协作的核心是围绕某个文档进行沟通和协作,Google 长期以来都是云端协作的支持者,旗下的 Google 云端硬盘支持 doc、表格和演示文档的协作,而且目前还支持离线创建、编辑文档:

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我现在的工作流对于 Word 文档的需求并不多,绝大多数都是查看。此前有段时间,我会利用 Google 文档的「评论」功能和一些工作伙伴沟通某个文档方面的修改想法:

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更重要的是,Google 文档还具备版本管理功能,名称叫「操作记录」:

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工具与工具的协作

人与人利用工具来协作,而工具也可以通过工具完成协作,这里要引入「IFTTT」的概念:也就是对网络服务通过其他网络服务作出反应作出反映。举了简单例子,如果(if)我在 instagram 上发布了一张新照片,那么(then)Twitter、微博同时也发布这张照片。

目前,IFTTT 支持海量的网络应用,国内缺乏开放 API 精神的现实状况也决定了国内几乎不太会有类 IFTTT 生存的可能性,因此,IFTTT 上绝大多数都是海外产品。

这种协作能够大幅降低重复发布内容的时间成本,而且,IFTTT 也设置了相应的过滤规则,完全可以自由定制哪些需要同步,哪些不需要同步。

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另一方面,工具与工具的协作还包括硬件层面,比如 iPad 如何与 iPhone 协作?如何传一张照片?如何把 iPad 上的一段话复制给 iPhone?或者发给 Macbook?我目前的解决思路是利用 DeskConnect。DeskConnect 支持 iPad、iPhone 和 Macbook,同时安装完成后,可以在设备之间完成多个类型文档的协作:

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你的文件需要上传到 DeskConnect 的服务器,并会通过通知推送到其他设备。它对传输的单个文件有不超过 100MB 的限制,并只会保存最近 30 天内的文件。你可以发送照片、网址、剪贴板内容以及文档给不同的设备,只需一键就可以实现设备之间的协作。

时间管理

时间管理是个听起来很忽悠人的概念,但又是一个非常有必要展开的概念。与我来说,作为一名文字工作者且自由职业者,我需要对自己的行为和时间负责,上述工作流其实都是为了打造一个良好的工作状态。这其中,时间管理的理念都贯穿其中,有很多值得分享的地方。

我把时间管理的理念称之为「精力管理」。「精力管理」并非我的的提法,但却是我在没看到一本名叫《精力管理》的书之前就想到的一个词,这本书的介绍里这样写道:

尽管我们不能挤出额外的时间,也不能减轻自己的压力,但我们可以调动更有意义的东西——精力!管理精力,而非时间,是高效、健康与快乐的基础。

这个判断与我的感受很一致,而我在实践时间管理的过程中明显感觉到一点:时间管理的本质精力管理或场景管理,即在合适的场合和自身精力状况做事情。

后来读到一篇《提高效率的秘诀》的文章,作者 Aaron Swartz 介绍了他的「时间管理」思路:

如果想提高效率,你就一定要遵循以下准则:首先,你必须充分利用每一类型的时间;其次,你得尽量让时间变成优质时间。

这里的两个原则就是人在合适的时间做更多合适的事情,文章最后有点鸡汤的味道,但还是非常深刻地指出了一个事实:

关于效率确实有很多误区:比如时间是可以替换的,专注做一件事情更高效,自我奖励能提高效率,艰难的工作都是苦逼的,拖延症是不正常的。这些误区的共同本质在于:扭曲你的天性……如果你在努力做一些值得为之付出的事情,就更不应该关闭心灵的窗户了。恰恰相反,高效的真正秘密在于倾听身体的声音。饿了就吃,困了就睡,累了就休息,做有趣的事情。这看起来如此简单,没有任何花哨的言语,也不需要坚强的意志力,更不像那些人生导师的忠告。听从内心看起来就像常识,但社会的羁绊使得我们都误入歧途。如果你真的希望变得高效,很简单,是时候转身了。

这几年来,我开始践行采用 OmniFocus 来进行个人(精力)管理,同时也辅助以番茄工作法和日历工具。

收集任务

使用 OmniFocus 的第一要务是清空你的大脑,你需要把大脑里的事情全部告诉 OmniFocus,可以通过:

  • 直接打开输入想法、任务等;
  • 发邮件给 OmniFocus 邮箱;
  • 利用 Draft 将想法发送给 OmniFocus;
  • 浏览网页时的想法直接分享到 OmniFocus;

分配任务

分配任务也是清空收件箱的过程,同时也是清洗数据的过程:

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  • 从属于哪个项目?
  • 属于哪种情境?
  • 是否需要标记?
  • 持续时间?
  • 什么时候开始?
  • 截止到什么时候?
  • 是否重复进行?

上述几个要素必须认真仔细地填写完整,只有这样才能在后续的透视里实现神器效果。

文件夹分类

目前我的文件夹主要根据项目的种类以及我的身份分成以下几个:

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  • 工作:包括自媒体撰稿、专栏约稿写书计划等等;
  • 家庭:父母、妻子、猫咪以及其他家庭的事情;
  • 个人:自身兴趣、想法、学习方面的计划;
  • Template:用在 Macbook 的自动化模板;

上述三大文件夹之下是具体的项目,同时文件夹也可以嵌套文件夹,以更好地实现管理。OmniFocus 强调「任务」是最小的单位,是可以执行的动作,几乎只需要一个步骤,如果还需要多个步骤,那么这个「任务」就是「项目」。

透视功能

透视是整个OmniFocus的核心功能。本质上说,透视不过是查看任务的一种方式,但却是一种灵活、自定义的强大方式。

具体到我的透视设置:

  • 早晨:通过时间和地点(家里)筛选出来的任务;
  • 在路上:适合上下班路上完成的任务;
  • 最重要:每天必须做完的事情;
  • 工作盒子:查看还未开始的任务;
  • 跟进:交给别人去做或者要持续关注的任务;
  • 经验教训:记录自己工作生活中的经验和教训;

每天我的工作就是查看这些透视表。由于在收件箱任务分配时严格遵循了数据清洗的原则,因此透视表做起来也非常简单高效。

行动

数据再完整、分类再好,没有行动依然没有意义。而如何高效地做事,我的解决思路是「番茄工作法」——将任务分解为多个 25 分钟的小任务,之前一直在用 BeFocused 作为主力番茄钟,但逐渐发现几个问题:

  • 不具备「补番茄」的功能。所谓「补番茄」就是我经常遇到做了一些事却忘记开番茄钟的场景,但我的确在这段时间,可能是25 分钟也可能是 40 分分钟,的的确确做了很多事情,这个时候我需要能够有一个可「补番茄」的应用;
  • 数据分析能力差。自由职业者的工作状态和工作进度很大程度都需要自我驱动,我希望能够利用番茄钟实现每天至少 5 个小时的全身心投入的工作,而一个具备数据分析的番茄钟能够满足我对于每天工作情况的记录,并通过数据展示每天的状态和效率。

于是最近我开始尝试另一个番茄钟:「番茄土豆」。没想到不仅满足了我上述的需求,还有一些有特色的功能令我很惊喜。

先来看看「补番茄」的功能:

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下图是每天的数据分析:

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需要特别说明的是,「番茄土豆」采用的是「免费+增值」的销售策略,本文所谈的一切功能都是基于我已经成为高级用户的基础之上,更多介绍详见知识库 – 番茄土豆 ,这里只谈几个我最喜欢的功能:

第一个惊喜是全平台同步速度特别快,早前用 BeFocused 的时候,经常出现 iPhone 版同步不了 iPad 版的情况,但「番茄土豆」做的非常棒,我也在 Mac 上使用了这款产品,全平台速度非常快;

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其次,可以将完成的「番茄」与未完成的「土豆」订阅到日历中,我非常喜欢这个功能,非常适合每周的回顾和接下来一周的规划;

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「番茄土豆」还提供了 「x-callback-url」的功能,我个人对此兴趣不大,你可以从这里了解到这些功能的详细介绍。

回顾和预测

大概去年 7 月份的时候,我曾用过大约 4 个月的 Todoist,并且花钱升级为高级用户,但事实上体验并不好,比如没有检查功能。所谓「检查」,就是每隔一段时间重新去审视整个项目的进展情况,找到不足并及时调整,这是整个流程最容易忽视的环节。

精力管理的预测主要针对接下来的任务,虽然也是 OmniFocus 里的一个功能,但我用的比较少。我更倾向于使用日历来安排一些固定的事情,比如生活里重要的纪念日以及工作方面的重要约会和会议,目前我用 Fantastical 来管理日程:

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知识管理

严格意义上说,我对知识管理的思考并非 iPad 特有的,不过鉴于目前我的主力生产工具就是 iPad ,因此也把这块内容整理出来。

Evernote 一直作为我的主力知识管理工具,有「主力」那就一定有「替补」,我理想中的知识管理管理工具需要具备以下几个要素:

  • 强大的信息收集能力;
  • 便捷的信息整合能力;
  • 强大的搜索能力;
  • 跨平台的编辑能力,尤其是 Markdown 文本的支持;

我不断尝试了多种工具,譬如 Mdwiki、Ulysses、Simplenote 等等,但绝大多数在信息收集和整合方面毫无建树,甚至也无法完成基本的搜索。比较一圈之后,Evernote 似乎最合适,尤其是信息收集方面,你可以通过多个渠道将信息保存到 Evernote,譬如上文介绍的微信公众号文章一键到 Evernote。而平时我在 Safari 上收集资料的一般流程是:看到好文章——启动 Safari 的阅读模式——然后将全文以邮件的形式发送给 Evernote:

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上述方法能够最大限度地保证文章原来的版式,并且保留原文链接地址,有助于今后的查询。

我更看重的是 Evernote 的搜索能力,下图是官方提供的一些搜索语法,更多语法可参见 Evernote 官方帮助(印象笔记也适用)。

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在信息收集、内部搜索等基础功能之外,Evernote 最被人吐槽的就是编辑功能复杂,尤其是在移动端,不论是在 iPad Mini 4 还是 iPhone 6S,编辑时都会出现卡顿现象。另外一点被人吐槽的就是,至今也不支持 MarkDown。

我的一个解决思路还是借助 Drafts,用 Markdown 语法整理笔记,并将文本内容发送到 Evernote,为此,我在 Drafts 里新建了一个 Action,一定要在格式上勾选「Text」:

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之所以将文本内容发送到 Evernote 的一大初衷就是为了今后便于修改,而且,文本内容的迁移成本也很小,可以非常方便地出来,下图 Evernote 里的文本内容:

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统一收集、文本梳理、搜索、克制的标签和笔记本分类,一个简单而又高效的知识管理系统就形成了。随着笔记的增多,如今,我想知道某个事物的第一选择是打开 Evernote 搜索,看看自己之前有没有相关笔记,而不再简单粗暴地利用 Google搜索了。

总结

将 iPad 改造为生产力工具的念想自 2014 年初就开始了,只不过,当时受限于 iPad 的硬件,彼时还是 iPad Mini 2 16G,如此小的存储无法满足大量生产力工具的下载、使用需求;另一方面,iOS 的进化也显而易见,比如 iOS 9 开始支持的分屏 Split View[4]以及快捷返回上一个应用[5]的功能让很多工作变得简单方便。最最重要的一点,iPad 上大量优秀的生产力应用,尤其是文本、图像生产、消费的应用,让我根本离不开 iPad。

但我目前还没有考虑入手 9.7 寸 iPad Pro 或者更大屏幕的想法,原因就在于我对 iPad 的定位就是便携式的、可媲美桌面电脑的生产力工具。因此,目前的 iPad Mini 4的尺寸和重量刚刚好。事实上,不带保护壳时,我觉得双手握着 iPad Mini 4 打字要比 iPhone 6s 的手感好上太多,本文的很大一部分都是这样完成的。

当然,iPad 和 iOS 依然有很多缺点和弱项,文件管理始终是个痛,另外就是无法完全兼容国内很多媒体平台的后台页面,这时不时的会让我觉得很崩溃,有时也需要 MacBook 的辅助,但这些问题我觉得并不会动摇我继续坚定使用 iPad 作为主力生产力工具的决心,尤其是,当我在 iPad 上完成这篇将近一万字的长文之后,我更期待今年秋天,当 iOS 10 正式版发布后能带给 iPad 更多特有的功能。

附录

本文涉及到的所有应用如下:

  • Drafts
  • Workflow
  • Dropbox
  • Editorial
  • Ulysses
  • Scanner Pro
  • Flashair
  • Google 相册
  • Pixelmator
  • VSCO
  • Snapseed
  • Pointouts
  • Annotates
  • Pinpoint
  • Oneshot
  • Imgur
  • imgapp for imgur
  • 微信
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  • Spotify
  • Instapaper
  • Kindle
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